ristrutturazione informativa aziendale

Il servizio si propone di realizzare il progetto di una valutazione e ristrutturazione di tutte le procedure aziendali. Rinnovare ed armonizzare la forma dei documenti interni ed esterni, aumentare la sostanza nelle comunicazioni interne ed esterne, rendere più facile l’uso delle varie strumentazioni informatiche, ridurre i tempi di produzione e gestione delle pratiche d’ufficio.

L’insieme di soluzioni qui riportate sono il frutto di esperienza diretta maturata, con la reingegnerizzazione organizzativa informativa aziendale di varie realtà produttive di diversi settori, e da esempi documentati di casi aziendali risolti con successo.

I passaggi tipici dell'operazione sono di seguito sinteticamente elencati.

*** 1) Dematerializzazione Ridurre la documentazione cartacea in circolazione nello studio: appena ricevuti documenti cartacei essi vengono immediatamente digitalizzati. La carta verrà archiviata e scomparirà dall’ufficio mentre il documento digitalizzato verrà posizionato all’interno dei sistemi di archiviazione, pronto per essere utilizzato per i vari scopi. Pertanto sarà necessario dotarsi di uno scanner di alte prestazioni e ridotte dimensioni. 2) Sistemi di archiviazione I documenti digitali saranno presenti su vari sistemi per garantire: - facilità di richiamo anche da remoto o in mobilità; - sicurezza di memorizzazione; - livello differenziato di privacy a seconda dei dati. Gli archivi, a regime, comprenderanno: 1) archivio principale di riferimento (computer locale in ufficio); 2) piattaforma documentale web (sito tomedil.it) per i documenti di uso in mobilità o uso remoto o di visibilità con soggetti associati (collaboratori, fornitori, clienti); 3) unità di backup per garantire sicurezza di memorizzazione; 4) unità disco portatili esterne per documenti coperti da privacy. 3) Produzione totalmente in digitale La produzione di documenti (preventivi, fatture, dichiarazioni ecc.) verrà eseguita senza uso di carta intestata o firme fisiche o timbri fisici. Sono previsti casi particolari. 4) Invio e-mail o PEC Per quanto possibile l’invio tradizionalmente cartaceo di documenti verrà effettuato via email, PEC o tramite deposito su cartella web/cloud (p.e. documentazione al commercialista). 5) Postazioni e periferiche Oltre alla dotazione individuale (iphone/ipad) in ufficio sono previste: 1) n. 2 postazioni computer in rete: minitower ad uso segreteria, notebook per usi generali di consultazione/operatività d’ufficio; 2) n. 1 stampante in rete; 3) scanner collegato a minitower; 4) unità disco per backup di rete con funzionalità web; 5) webcam per videoconferenze/riunioni. 6) Sito web aziendale Il servizio di segreteria potrà garantire l’aggiornamento delle pagine del sito internet Tomedil.it con: - immagini lavori; - certificazioni; - standard qualitativi raggiunti; - servizi offerti alla clientela; - moduli di richiesta preventivi.

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